Una de las primeras cosas que debe hacer un autónomo o una empresa al darse de alta es decirle a Hacienda cuál es tu domicilio fiscal y cuál tu domicilio social. Parecen lo mismo pero no lo son y conviene conocer las diferencias.
En las sociedades mercantiles podemos distinguir el domicilio social y el domicilio fiscal, que no siempre han de coincidir ya que puede depender de las circunstancias del propio negocio o de los intereses de la empresa. Además la empresa puede contar con locales afectos a la actividad.
Domicilio Social
Cuando se constituye una sociedad mercantil se fija un domicilio social que figura en la escritura otorgada ante notario. Una vez inscrita en el Registro Mercantil ese domicilio será público, de modo que cualquier interesado puede localizar la empresa. En términos legales, el domicilio social es aquél desde el cual se administra y dirige la empresa. Esto puede hacerse, por ejemplo desde el domicilio del administrador o bien desde el establecimiento comercial principal.
El domicilio social tan solo puede cambiarse mediante escritura pública, que obligatoriamente deberá remitirse al Registro Mercantil a fin de cumplir con la obligación de publicidad del mismo. La ubicación del domicilio social determina el Registro Mercantil donde corresponde inscribir la sociedad; los Juzgados competentes para asuntos legales; la Delegación Tributaria y la normativa local o autonómica aplicable.
Domicilio fiscal
El domicilio fiscal es aquél que se señala para recibir notificaciones de la administración. Si un organismo remite una requerimiento al este domicilio, el contribuyente se entenderá notificado aún cuando no lo recoja, salvo error en la dirección imputable a la administración. El domicilio fiscal no aparece en la escritura pública y puede modificarse a través del modelo censal.
El domicilio fiscal es el que aparece en las facturas que expide y recibe la empresa y en los encabezados de las nóminas, pues es el que se comunica a la Seguridad Social en el momento de contratar trabajadores.
Ambos domicilios figuran en la tarjeta de identificación fiscal (NIF) de la empresa y con frecuencia coinciden. Las entidades suelen fijar el domicilio social en la vivienda del administrador o en el local de negocio que tienen desde hace más tiempo.
Locales afectos a la actividad
Lo locales afectos a la actividad son todos aquellos que sin ser la sede efectiva de la empresa, ni el domicilio social ni el fiscal, sí tienen relación con la empresa y se utilizan para el desarrollo de la actividad.
Un ejemplo muy claro puede ser el de los almacenes, talleres o puntos de venta, lugares en los que se puedan realizar actividades accesorias o complementarias a la principal.
El hecho de que se comuniquen a Hacienda los locales afectos a la actividad que tiene la empresa da derecho a la deducción de los gastos que originan dichos locales. Gastos directos y de mantenimiento, suministros, etc.
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